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苦手なメールを克服する「超・箇条書き」

メールは得意ですか?僕は、とても苦手です。
社会人を数年やっていますが、最近まで大の苦手でした。
しかし最近、「超・箇条書き」を読んで、文章にこだわらないで、
「情報を整理して箇条書きをしたらいいよ!」ってことを学びました。
情報整理の仕方に気を使えば誰でもできるテクニックです。

「超・箇条書き」は箇条書きと何が違うの?

普通の箇条書きは、伝えたいことを「羅列化」するだけで完成する。

『超・箇条書き』はこの「羅列化」の他に3つの技術的要素が加わることではじめて完成するのだ。

3つの技術的要素とは、「構造化」「物語化」「メッセージ化」である。

「超・箇条書き/杉野幹人 P28

だそうです。じゃあ、この3つの要素って具体的にどういうこと?っていうと

  • 構造化:相手が全体像を一瞬で理解できるようにする
  • 物語化:相手が関心を持って最後まで読み切れるようにする
  • メッセージ化:相手の心に響かせ、行動を起こさせるようにする

という事だそうです。
そして、僕はこの中の「構造化」を使ってメール業務をやってます。

「構造化」って何?

構造化とは、相手が全体像を一瞬で理解できるようにする事だ。

内容がどんなに優れていても、全体像がよくわからないと読む気になってもらえず、相手には何も伝わらない。

(中略)

人を動かす箇条書き、『超・箇条書き』は、書き手本位の羅列ではない。全体像が一瞬で伝わる「構造化」されたものでなければならない。

「超・箇条書き/杉野幹人 P35

僕は、いつも文章化したメールをこしらえるタイプだったんです。
ただ、文章化すると文章自体にこだわってしまい、無駄な時間がかかるし、伝えたい情報の本質部分が薄くなっていってたんですよね。そうなると受け取った人は、長い分なら読む気力が失せて、情報がちゃんと伝わらないですよね。

構造化するための手順

さて、実際に構造化するには3つのステップがあるのですが、まずは簡単にサクッとそのステップを説明すると

  • 似ている内容をグループ化する
  • 現状と行動の区別がつくように言葉を選ぶ
  • 件名や文の頭で、何についてのメールか分かるようにする

という、3つのステップから成り立ちます。では、具体的に各ステップを見ていきましょう。

1.グループ化

まずは、似ている情報を一つにまとめましょう。
例えば、グループ化されていない情報が10個並んでたら、一瞬で理解するのは難しいですよね。
そして、グループ化のポイントは「状態・現象」を伝える文と「行為」を伝える文を分ける事です。
上手に分けるためには、言葉の使い方に少し気を使いましょう。

「自動詞と他動詞」を使い分ける

グループ化のポイントの「状態・現象」を伝える文は自動詞で、「行為」を伝える文は他動詞です。
中学校の頃に、僕は学校で
「を+動詞」で成立すれば他動詞、成立しなければ自動詞と習いました。
「を食べる」「を使う」などは他動詞ですね。「行く」や「会う」は成立しないから自動詞ですね。
この二つをちゃんと使い分けることで、現状と行動を分けることが出来ますよね

体言止めを避ける

例えば、「コストの低下」と書いてあったら、「コストが下がった」のか「コストを下げる」のかもわからないですよね。
書いた本人は分かるかもしれませんが、他の人は分からないですよね。

2.「直列型」と「並列型」

箇条書きの文の中で「時間の流れが」あるのかどうか?それが時間軸を揃えるということです。
箇条書きに時間の流れがあれば「直列型」で、流れがなければ「並列型」です。

僕は、案件の現状やトラブルの原因・対処の報告で「直列型」を使って、現場で気づいた点や、相手に依頼する項目などは「並列型」を使ってます。

3.「ガバニング」

「ガバニング」とは、一般に「頭出しのまとめ」です。
ポイントが3つあれば、先に「ポイントは3つです」と宣言するヤツです。
仕事術系の本でよく見ますよね。それです。

僕は、念押しでよく使います。
「下記、2点検討をよろしくお願いします」みたいな感じです。
報告と検討事項が混ざっていれば文末に、「上記、2点〜」みたいな感じですね。
この念押しを使い始めてから、割とレスポンスが良くなった気がします。
あとは、件名もガバニングの一つと思っているので、なるべく件名だけで何を伝えたいのか分かるように気をつけ始めました。


普通のメールから少し上のメールへ

この3つのステップでメール文を作成すれば、今まで以上にスッキリしたメール文が作れるはずです。
さらに、「物語化」や「メッセージ化」も取り入れていけば、人を動かすメールにまで到達するんじゃないでしょうか。
僕は、今のところ構造化で満足しているのですが、そのうち「物語化」や「メッセージ化」を使って人を引き込めるようにしたいですね

他にも、「超・箇条書き」はプレゼンなど話す場面や、企画立案でも使えるし、
更には、英語にも強くなれるとの事。
僕はメールのテクニックでしか活用してないですが、それ以外の場面でも使える事には変わりないと思うので、興味がある方は、一度立ち読みでもよろしいかと思います。

最後に本書のまとめをする。

これまでに超・箇条書きの技術を紹介し、そのトレーニングをしてきた。

『超・箇条書き』を身につけると、短く、魅力的に伝えることができる。

『超・箇条書き』を身につけると、ストーリーライティングを通じてスライド作りも上手くなる。

『超・箇条書き』を身につけると、パラグラフライティングを通じてベタ書きも上手くなる。

『超・箇条書き』はあらゆるコミュニケーション手段を上達する出発点だ。

相手に伝えているつもりなのに、無視されり、ダメ出しされたりで、伝わらない。

『超・箇条書き』とは、そのような人への処方箋なのだ。

(中略)

箇条書きのフォーマットは世界中で通用する。また、箇条書きでは情報量を絞るため、英語が苦手な日本人でも”短い英語”で相手に伝えることができるのだ。

「超・箇条書き/杉野幹人 P189

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